オンライン会議ツール「Cisco Webex Meetings」の使い方(会議に招待された人向け)

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※更新情報:会議URLからの参加方法を追記しました(2020年5月22日)
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こんにちは、安田と申します。ふだんはブルー・オーシャン沖縄でブランディング事業を担当するとともに、沖縄県の離島テレワーク人材育成補助事業「アイランドコネクト沖縄」の事務局でテレワーカーの育成研修などを行っています。

テレワークに必須、オンライン会議アプリ

さて、いま新型コロナウイルスの影響でまさにこの「テレワーク」という働き方が大きな注目を浴びているわけですが、テレワーク中の皆さんがオンライン会議を行うときはどのツールをお使いでしょうか?

老舗のSkypeに始まり、Zoom、Hangout、Teams、Chatwork、当社が代理店にもなっていますYealinkまで、オンライン会議ツールには有料無料さまざまなものがあるわけですが、先日、とあるオンライン会議を行うにあたりCiscoの「Webex Meetings」を使って会議を主催することになりました。

Cisco Webex Meetingsの使い方がどうもよくわからない

そして急いでWebex Meetingsの使い方を調べ始めたのですが、どうもよくわからない・・・良い参考サイトが見つからないんですね。説明しているサイトはいくつもあるのですが、なんだかややこしかったり、肝心なところが不明瞭だったり、最新の情報じゃなかったり。しかし、参加を希望している人たち全員に「確実に」参加してもらうためには、曖昧な情報を伝えるわけにはいきません。また、最も簡単と思われるやり方まで落とし込んで伝える必要があります。

そのようなわけで、私が何度も何度も実際に試し、動かしながら作った「Cisco Webex Meetings ユーザーズマニュアル(会議に招待された人向け)」を以下に転載したいと思います。なお、この方法の大きなメリットは、会議参加者がWebexのアカウントを作らなくても良いという点です。もしCisco Webex Meetingsの利用を予定している方がいらっしゃいましたら参考までにご覧ください。

※Webex Meetingsで会議を主催する方法については以下に詳しくまとめました。
「Cisco Webex Meetings」の使い方(会議を主催する方法)

Webex Meetingsでの会議に参加する4つの方法

Cisco Webex Meetingsには以下4つの会議参加方法があります。

  1. 「Webex ミーティング招待状」というメールからパソコンで「Cisco Webex Meetings」に参加
  2. 会議URLからパソコンで「Cisco Webex Meetings」に参加
  3. 「Webex ミーティング招待状」というメールからスマートフォンで「Cisco Webex Meetings」に参加
  4. 会議URLからスマートフォンで「Cisco Webex Meetings」に参加

なお、いずれの場合も参加者は事前に専用アプリをダウンロードしておく必要があります

それでは以下に順を追ってご説明したいと思います。

1.「Webex ミーティング招待状」というメールからパソコンで「Cisco Webex Meetings」に参加する場合

1)メールで事前に「Webex ミーティング招待状」が届いているのを確認。メール中の「ミーティングに参加する」ボタンを押して、あらかじめ専用アプリをダウンロードしておく必要があります。

2)ブラウザが開き、以下のような表示が出るので「キャンセル」を押します。

3)画面最下部の「今すぐダウンロードしてください。」を押してアプリをダウンロードし、パソコンへのインストールを完了させてください。

4)会議時間が近づいたら(少なくとも10分前からは大丈夫でした)、メール「Webex ミーティング招待状」の「ミーティングに参加する」ボタンを押します。

5)ブラウザが開き、以下のような表示が出るので「開く」を押します。

6)Webexのアプリが立ち上がるので「ミーティングに参加」を押します。

7)無事に会議に参加できました!

2.会議URLからパソコンで「Cisco Webex Meetings」に参加する場合

1)メールやメッセンジャーなどで事前に会議URLが届いているのを確認。↓↓↓このような感じです。

この会議URLをクリックして、あらかじめ専用アプリをダウンロードしておく必要があります。

2)URLをクリックするとブラウザが開き、以下のような表示が出るので「キャンセル」を押します。

3)画面最下部の「今すぐダウンロードしてください。」を押してアプリをダウンロードし、パソコンへのインストールを完了させてください。

4)会議時間が近づいたら(少なくとも10分前からは大丈夫でした)、会議URLをクリックします。

5)ブラウザが開き、以下のような表示が出るので「開く」を押します。

6)Webexのアプリが立ち上がるので「ミーティングに参加」を押します。

7)無事に会議に参加できました!

3.「Webex ミーティング招待状」というメールからスマートフォンで「Cisco Webex Meetings」に参加する場合

1)あらかじめアプリストアから「Cisco Webex Meetings」というアプリをダウンロードしておきます。

2)メールで「Webex ミーティング招待状」が届いているのを確認します。予定時間が近づいたら(少なくとも10分前からは大丈夫でした)、メール中の「ミーティングに参加する」ボタンを押します。

3)以下のステップで会議に参加します(画像をクリックすると拡大します)。

4.会議URLからスマートフォンで「Cisco Webex Meetings」に参加する場合

1)あらかじめアプリストアから「Cisco Webex Meetings」というアプリをダウンロードしておきます。

2)メールやメッセンジャー等で会議URLが届いているのを確認します。予定時間が近づいたら(少なくとも10分前からは大丈夫でした)、会議URLをクリックします。

3)以下の「Step2」以降の要領で会議に参加します(画像をクリックすると拡大します)。

まとめ

長くなりましたがご説明は以上です。上記をPDF化してあらかじめ参加予定者にメールしておいたところ全員問題なく会議に参加できましたので、恐らくどなたでも迷わずにいけるのではないかと思います。体感的にはパソコンよりスマホでの参加がスムーズでした。が、スマホだと資料を共有した際に文字が小さくて読めないなどの弊害がありますので、画面共有を想定している場合はできるだけパソコンでの使用を勧めるのが良いように思います。

ということで「Cisco Webex Meetings ユーザーズマニュアル(会議に招待された人向け)」でした。なお、こちらの記事では会議を主催する側のCisco Webex Meetingsの使い方をお伝えしています。必要に応じてご覧ください。

追伸

オンライン会議アプリ関連で昨日とてもおもしろい記事を見つけました。

最も音が良い会議アプリは? 声優・小岩井ことりさんと音質比較してみた 後編